En marge du Web 2.0 je vous l’accorde mais tellement nécessaire et surtout complémentaire à une approche virtuelle je vous propose quelques conseils si vous décidiez de matérialiser la relation avec vos clients/consommateurs/utilisateurs au travers une dynamique événementielle/associative sous forme d’un groupe/club d’utilisateurs. Ces groupes peuvent bien souvent déjà exister sans que vous ne vous en soyez jamais préoccupé. Par contre si aucune communauté « physique » n’existe sur la ou les thématiques de votre entreprise/marque il peut être bénéfique d’initier ce chantier pour toucher plus largement les utilisateurs/consommateurs encore réticents à l’utilisation de l’Internet.

1. IDENTIFICATION
Le commanditaire et le community manager doivent en amont identifier dans leur périmètre interne et externe des personnes éventuellement intéressées à participer et/ou à contribuer à cette dynamique de groupe sans préjuger à l’avance si ces personnes pourraient incarner le rôle du leader/président, de contributeur ou autre dans ce futur Club Utilisateurs.

2. PRE-SELECTION DU NOYEAU DUR
Une fois la liste des personnes ciblées constituée, le community manager organise une première rencontre (formule diner/déjeuner) avec ce groupe de personnes (25 max). Arrangez vous pour trouver un restaurant avec une salle où vous puissiez être le plus à l’écart possible pour que vous puissiez vous entendre. Pendant cette première rencontre, vous leur expliquez pourquoi il apparait utile et intéressant de créer un club utilisateurs sur le produit/technologie/thématique/service de votre marque. Privilégiez l’échange par le jeu de questions/réponses pour que tout le monde donne se présente d’une part et surtout donne son avis. Vous essayez, au travers les discussions, de repérer la personne qui pourrait être intéressée de tenir tel ou tel rôle dans le club (président, trésorier, secrétaire du cadre associatif 1901 ou non mais aussi des contributeurs en production de contenu, webmaster, etc). Pendant cette rencontre, vous devez impérativement garder un discours très ouvert et à l’écoute des participants « Nous pensons que l’action à suivre est… » « nous sommes prêt à prendre en compte toutes les bonnes idées… » « le club doit être indépendant de la marque… » « nous souhaitons recueillir votre avis… » « nous nous affichons clairement pour une partenaire dans cette initiative… » etc.

Objectif : Trouver « the leader » : charismatique, connu, reconnu par ses pairs et également prêt à y consacrer du temps. La perle rare quoi !

Pendant ce diner/déjeuner, vous devrez dans les grandes lignes présenter :

• Pourquoi l’initiative d’un Club Utilisateurs est importante pour vous et pour la communauté ?
• A qui, selon vous, ce Club devrait s’adresser (client et/ou partenaires et/ou utilisateurs)
• Club privé ou club publique ?
• Loi 1901 ou pas ?
• Etc.

IMPORTANT : Le futur leader de l’UG doit par expérience et surtout par bon sens être le plus possible :

• Charismatique
• Connu
• Reconnu
• Disponible

Vous pouvez vous prêter à l’exercice de noter sur une échelle de 1 à 3 (3 étant le plus fort) la ou les personnes qui vous semblent incarner le mieux le rôle du leader sur chacun des critères ci-dessus.
Vous pourrez vous dire que vous « tenez » the leader lorsque vous aurez un candidat qui a un score de minimum 8 en additionnant les score des 4 critères.
Cette méthode n’est qu’indicative mais s’avère efficace par expérience.

3. STRUCTURATION / PLANIFICATION
2 à 3 semaines après la première rencontre, organisez une conférence téléphonique avec les personnes ayant confirmé leur intérêt, leur motivation à prendre en charge tout ou partie de responsabilités dans le cadre de la création et de l’animation d’u Club (3-4 personnes)

• Remerciez tout le monde pour l’intérêt qu’ils portent au projet
• Expliquez le mode de relation que votre marque propose aux Club en général et à ce Club en particulier.
• Préconisez la création du Club sous la loi 1901 pour une meilleure structuration du groupe d’un point de vue organisation administratif par un dépôt de statuts. Cela aidera à structurer les idées, assurer un rôle précis à chacun des membres actifs du groupe (président, vice président, trésorier…) et pérenniser la vie active de ce futur Club.
• Déterminez tous ensemble quelle est la mission officielle du Club, à qui ce groupe s’adresse (cible), les moyens de communication (site internet ou pas, forum ou pas, etc..)
• Prenez date pour la première réunion de Club vers ses membres avec un agenda précis. Préconisez par la suite un rythme d’une réunion tous les trois mois.
• Déterminez les besoins du Club pour cette première rencontre et voyez si votre présence en tant qu’intervenant y est nécessaire.

Ces 3 étapes sont une manière de vous résumer comment cela peut se passer même s’il ne s’agit pas d’une science mais d’un art. Plus modestement il s’agit d’un retour d’expérience qui a fait ses preuves !

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